Архивное дело Волховского района возглавляет архивный отдел администрации Волховского муниципального района.
На 1 января 2012 года в архиве учтено 414 фондов объемом 62 тыс. единиц хранения, в том числе: 16 тыс. единиц хранения управленческой документации, 45 тыс. дел по личному составу, 1 тыс. единиц хранения - фотодокументы. Управленческая документация хранится за период с 1981 года по 2011 год. Документы до 1980 года включительно переданы на постоянное хранение в Ленинградский областной государственный архив в городе Выборге. Документы по личному составу охватывают период с 1928 года по 2011 год. Все дела закартонированы в коробки или папки.
Сотрудниками архива ведется работа по обеспечению сохранности архивных фондов: планомерно реставрируются документы, проводится обеспыливание коробок и папок с выемкой и без выемки дел, постоянно в архивохранилищах контролируется температурно-влажностный режим, регулярно проводится обработка помещений от грызунов.
Сотрудники архивного отдела занимаются усовершенствованием нормативно-справочного аппарата, нумерацией непронумерованных листов хранящихся дел, проверкой наличия документов и их состояния, перешифровкой дел фондов, составлением исторических справок к фондам, вводом информации в базу данных программного комплекса «Архивный фонд». В течение 2011 года пронумеровано более 13,1 тыс. листов в делах, проверено наличие и состояние документов 1,4 тыс. дел управленческой документации и 2,7 тыс. дел по личному составу, введено 162 фонда в ПК «Архивный фонд».
На заседаниях Экспертно-проверочной методической комиссии администрации Волховского муниципального района рассматриваются вопросы согласования описей дел по личному составу организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела, усовершенствованных описей управленческой документации и описей дел по личному составу, номенклатур дел организаций, Положений об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии организации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих длительному хранению. В 2011 году согласованы 11 номенклатур дел, 6 положений об архиве и экспертных комиссиях организаций, 11 актов об уничтожении 2057 дел документов, не подлежащих хранению.
В течение 2011 года составлены 32 заключения на утверждение 748 заголовков описей управленческой документации Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Ленинградской области и 22 заключения на согласование 875 заголовков описей дел по личному составу Экспертно-проверочной методической комиссией администрации Волховского муниципального района Ленинградской области.
Разработаны и утверждены: Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права»; Положение об Экспертно-проверочной комиссии администрации Волховского муниципального района Ленинградской области; список источников комплектования архивного отдела администрации Волховского муниципального района Ленинградской области. Заключены договоры о включении организаций в список источников комплектования архивного отдела с целью сотрудничества в области архивного дела.
Постоянно оказывается консультационно-методическая помощь ответственным за архивное делопроизводство в организациях по различным вопросам работы с документами. В течение 2011 года даны 94 консультации. Со специалистами, ответственными за архивное делопроизводство, проведены семинар и персональные практические занятия по вопросам составления номенклатур и описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, формирования и подготовки дел к последующему хранению и использованию, уничтожения документов временного срока хранения.
Сотрудниками архивного отдела проводятся тематические проверки ведения архивного делопроизводства и сохранности архива организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела.
Ежегодно в архив поступает большое количество социально-правовых и тематических запросов от населения. Благодаря добросовестному и профессиональному труду архивистов граждане получают пенсии и пособия, пользуются льготами, восстанавливают свои родословные и т.д. В течение 2011 года были исполнены 860 тематических и 965 социально-правовых запросов. Это справки о размерах заработной платы, сведения о трудовом стаже, награждениях, справки по имущественным и другим вопросам. Все запросы граждан и организаций были исполнены в срок.
Сотрудниками архивного отдела по запросам делается подборка материалов для подготовки конференций, статей в СМИ, брошюр, буклетов; публикуются статьи в газете «Волховские огни» и на официальном сайте администрации Волховского муниципального района; проводятся выступления на радио «Волхов-Контакт».
Коллектив архивного отдела работает четко и слаженно. В архивном отделе имеется «Книга отзывов и предложений», в которой заявители оставляют свои записи. Нареканий на работу архивного отдела нет.
Документы архивного фонда района – это богатейшие информационные ресурсы, которые служат обществу, личности. Главнейшая задача архивистов Волховского района состоит в том, чтобы сохранить историко-культурное наследие для будущих поколений.
В.В. Васильева, начальник архивного отдела
администрации Волховского района.
На 1 января 2012 года в архиве учтено 414 фондов объемом 62 тыс. единиц хранения, в том числе: 16 тыс. единиц хранения управленческой документации, 45 тыс. дел по личному составу, 1 тыс. единиц хранения - фотодокументы. Управленческая документация хранится за период с 1981 года по 2011 год. Документы до 1980 года включительно переданы на постоянное хранение в Ленинградский областной государственный архив в городе Выборге. Документы по личному составу охватывают период с 1928 года по 2011 год. Все дела закартонированы в коробки или папки.
Сотрудниками архива ведется работа по обеспечению сохранности архивных фондов: планомерно реставрируются документы, проводится обеспыливание коробок и папок с выемкой и без выемки дел, постоянно в архивохранилищах контролируется температурно-влажностный режим, регулярно проводится обработка помещений от грызунов.
Сотрудники архивного отдела занимаются усовершенствованием нормативно-справочного аппарата, нумерацией непронумерованных листов хранящихся дел, проверкой наличия документов и их состояния, перешифровкой дел фондов, составлением исторических справок к фондам, вводом информации в базу данных программного комплекса «Архивный фонд». В течение 2011 года пронумеровано более 13,1 тыс. листов в делах, проверено наличие и состояние документов 1,4 тыс. дел управленческой документации и 2,7 тыс. дел по личному составу, введено 162 фонда в ПК «Архивный фонд».
На заседаниях Экспертно-проверочной методической комиссии администрации Волховского муниципального района рассматриваются вопросы согласования описей дел по личному составу организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела, усовершенствованных описей управленческой документации и описей дел по личному составу, номенклатур дел организаций, Положений об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии организации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих длительному хранению. В 2011 году согласованы 11 номенклатур дел, 6 положений об архиве и экспертных комиссиях организаций, 11 актов об уничтожении 2057 дел документов, не подлежащих хранению.
В течение 2011 года составлены 32 заключения на утверждение 748 заголовков описей управленческой документации Центральной экспертно-проверочной методической комиссией Архивного комитета Ленинградской области и 22 заключения на согласование 875 заголовков описей дел по личному составу Экспертно-проверочной методической комиссией администрации Волховского муниципального района Ленинградской области.
Разработаны и утверждены: Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права»; Положение об Экспертно-проверочной комиссии администрации Волховского муниципального района Ленинградской области; список источников комплектования архивного отдела администрации Волховского муниципального района Ленинградской области. Заключены договоры о включении организаций в список источников комплектования архивного отдела с целью сотрудничества в области архивного дела.
Постоянно оказывается консультационно-методическая помощь ответственным за архивное делопроизводство в организациях по различным вопросам работы с документами. В течение 2011 года даны 94 консультации. Со специалистами, ответственными за архивное делопроизводство, проведены семинар и персональные практические занятия по вопросам составления номенклатур и описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, формирования и подготовки дел к последующему хранению и использованию, уничтожения документов временного срока хранения.
Сотрудниками архивного отдела проводятся тематические проверки ведения архивного делопроизводства и сохранности архива организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела.
Ежегодно в архив поступает большое количество социально-правовых и тематических запросов от населения. Благодаря добросовестному и профессиональному труду архивистов граждане получают пенсии и пособия, пользуются льготами, восстанавливают свои родословные и т.д. В течение 2011 года были исполнены 860 тематических и 965 социально-правовых запросов. Это справки о размерах заработной платы, сведения о трудовом стаже, награждениях, справки по имущественным и другим вопросам. Все запросы граждан и организаций были исполнены в срок.
Сотрудниками архивного отдела по запросам делается подборка материалов для подготовки конференций, статей в СМИ, брошюр, буклетов; публикуются статьи в газете «Волховские огни» и на официальном сайте администрации Волховского муниципального района; проводятся выступления на радио «Волхов-Контакт».
Коллектив архивного отдела работает четко и слаженно. В архивном отделе имеется «Книга отзывов и предложений», в которой заявители оставляют свои записи. Нареканий на работу архивного отдела нет.
Документы архивного фонда района – это богатейшие информационные ресурсы, которые служат обществу, личности. Главнейшая задача архивистов Волховского района состоит в том, чтобы сохранить историко-культурное наследие для будущих поколений.
В.В. Васильева, начальник архивного отдела
администрации Волховского района.