Архивный отдел администрации Волховского муниципального района (Отдел) в соответствии с «Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» является органом управления архивным делом на территории Волховского района и несет ответственность за его состояние и развитие.
Современное архивное дело Волховского района – это формирование информационных ресурсов архивного фонда с целью их последующего практического использования.
Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ленинградской области, Уставом Волховского муниципального района, решениями Совета депутатов, главы администрации Волховского муниципального района, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархив), архивного комитета Ленинградской области и Положением об отделе, согласованным с Архивным комитетом Ленинградской области, и выполняет следующие основные задачи и функции:
1. Комплектование Государственного архивного фонда, частью которого является и наш муниципальный архив, документами постоянного срока хранения и по личному составу предприятий, организаций и учреждений Волховского района;
2. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в Отдел, в соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;
- предоставление в установленном порядке учетных данных в архивный комитет Ленинградской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
- подготовка, представление администрации Волховского муниципального района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.
3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций и организацией архивного делопроизводства органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации Волховского муниципального района в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования;
- рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в архивный комитет Ленинградской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном архивным комитетом Ленинградской области;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
4. Организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов по письменным запросам граждан и организаций;
- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их письменным запросам, подготовка материалов для средств массовой информации;
- рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, архивных справочников о составе и содержании документов.
5. В соответствии с областным законом «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела» от 29.12.2005 № 124-оз и областным законом «О внесении изменений в областной закон «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела» от 04.05.2009 № 38-оз архивный отдел наделен государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела.